Justering

Vid varje möte med stämma eller styrelse ska protokoll föras av utsedd sekreterare. Hur denne uppfattat besluten på mötena bekräftas av valda justeringsmän (Män har här inte betydelsen manlig utan mera som på engelska: människa. Känns det ändå inte bra så går det att använda de mer könlösa beteckningarna justerare eller justeringsperson.)

I stadgarna kan det finnas föreskrifter om hur justering ska gå till. Annars är en god regel att ett stämmoprotokoll justeras av ordförande och en eller två valda personer. Ett enkelt styrelsemöte klarar sig kanske med justering av enbart ordföranden. Behandlas kontroversiella eller juridiskt viktiga frågor (t. ex. firmateckning) är det dock lämpligt att låta både ordförande och en ledamot justera.

Ibland kan det krävas att en paragraf justeras direkt. Det kan gälla ett beslut som brådskar och där man vill ha med beslutet nedskrivet från mötet. I detta fall kan sekreteraren läsa upp sin formulering och fråga mötet om det är rätt uppfattat. Om så är fallet kan paragrafen anses omedelbart justerad och detta noteras i protokollet.

Ett par andra fall där omedelbar justering kan påyrkas är följande:

Bland ledamöterna finns en djup diskrepans mellan åsikterna. Sekreteraren har ju en viss makt genom att skickligt kunna formulera debatt och beslut. Och de som ska justera kanske inte är berörda utan kan skriva på utan större vånda, medan övriga inblandade kan bli besvikna.

Eller, det kan finnas fall där någon framför kritik mot en annan deltagare och sekreteraren (som kanske hör till det ena lägret i en konflikt) formulerar sig överseende eller fördömande, men i båda fallen blir någon part missnöjd och sekreteraren kritiserad. I sådana här fall kan det också vara bra att få paragrafen omedelbart justerad, gärna med ordföranden som dikterande lämplig ordalydelse.
 

Se till att protokollen snabbt blir utskrivna och justerade. Har det gått ett par veckor eller mer efter ett sammanträde är det svårt att komma ihåg nyanserna i debatt och beslut — både för sekreterare och justeringsmän.

Läs mer om protokoll.