Protokoll

Protokoll ska skrivas vid varje möte med styrelse eller stämma.

Karaktären på protokollet kan vara olika formell. Ibland räcker det med att enbart fästa besluten på pränt (beslutsprotokoll), ibland är det önskvärt att också få med den diskussion som föregått besluten. Exemplen visar på olika alternativ. 

De formella protokollens utseende (klickbara nedan) följer exakt svensk standard (SIS) vad gäller placering av dokumentnamn, datum, textkolumner osv. Skriv ut dem!
    Nedanstående punkter handlar mer om innehållet i protokollet
    Men först några synpunkter på dispositionen av skrivytan. Den som förmodligen bäst lämpar sig för protokoll visas ovan. Rubriken (§1 Öppnande) står här till vänster om beslutet. Det gör protokollet överskådligt, lätt att hitta i och därmed lättläst. Och inte minst viktigt i dessa webbtider: det passar bättre för datorskärmen, som ju är bredare än den är hög. Mycket av föreningars distribution kan ske via webb i framtiden. Endast det undertecknade originalprotokollet behöver skrivas på papper.
    Somliga föredrar att rubriken placeras över beslutet (se § 2 ovan). Detta medför att protokollen möjligen blir snyggare, men framförallt kommer de att innehålla fler rader och blir svårare att hitta i.
   En kopia av protokollet ska ofta skickas ut till alla medlemmar i föreningen eller ledamöterna i styrelsen. En viktig aspekt då är att antalet rader inte blir större än att protokollet kan kopieras (fram- och baksida) på ett blad. Alltså: se till att protokollet ryms på två sidor, om möjligt. Ändra typstorlek, bredda raden en aning, gör tomrader lägre för att klara uppgiften.

1. Utgivare: Det bör alltid framgå vem som »givit ut» dokumentet. Föreningens namn + symbol (=logotyp).
2. Dokumentnamn: Namnet på varje dokument bör tydligt framgå, så att man kan skilja på likartade dokument som PROTOKOLL och MINNESANTECKNINGAR, FÖLJESEDEL och FAKTURA osv. Ibland kan namnen bli långa — skattemyndigheten har ett dokument som heter Ifrågasatt avvikelse från självdeklaration. På ett brev behöver inte dokumentnamnet BREV sättas ut.
3. Datering: Under dokuments namn ska dess datum anges. Det datum ett dokument verkligen skrevs ut är alltid ointressant. Det är i stället det datum »som gäller» [gällandedatum] som är viktigt. För att förtydliga kan datumet kompletteras med rubriker: Protokoll »sammanträdesdatum» / Stadgar »antagna den» / Tidtabell »gäller från». Tänk er en tidtabell där det framgår tydligare när den trycktes, än när den börjar gälla -- absurt! På en Faktura betyder angivet datum att betalningsperioden börjar löpa då: »betala 30 dagar efter». Detta är dock självklart, varför någon sådan rubrik ej anges.
   
   Datum under dokumentnamn ska anges enligt svensk standard: 2002-01-24.
   Observera dock att i löpande text är torsdagen den 24 januari 2002 eller torsdag 24 jan. korrekt. Där ska ej den korta varianten användas.
   
4. Art: Det bör tydligt framgå vad protokollet avser. Ordinarie/extra föreningsstämma eller Styrelsemöte nr 3 är bra namn. Numrera gärna mötena med början på det första efter stämman. Det underlättar arkivering och sökning.
5. Tid: Ange gärna mellan vilka tidpunkter mötet ägde rum. Har egentligen endast betydelse om ersättning utgår till de närvarande. Klockslag skrives typografiskt riktigt: Kl. 8.15–-9.30 (tankstreck eller dubbla bindestreck mellan klockslagen). SIS anger ett alternativt (rätt krystat) sätt T08:15/09:30.
6. Plats: Bra om det anges. För framtida forskning!
7. Närvarande: Namn, representation, funktion, §§ (del av möte) se exempel
   – Frånvarande:
   – Adjungerade: (närvaro- och yttranderätt; ej rösträtt)
   
8. Identitet Diarienummer, fakturanummer [sökbart]
   
9. Ärenden (»diskussions- och beslutsärenden», »anmälningar/informationsärenden»;
   se Gruppering nedan)
10. Ett beslut per paragraf, om det inte är rena struntärenden.
    Paragraftecknet ska finnas. SIS anger att det inte behövs numera. De har fel!
    Föredragande, diskussion, beslut

    Ett beslut per paragraf

    »Beslut: …», »Styrelsen beslutar, att …»

11. Underskrifter sekreterare, ordförande, justerare (datum)
12. Bilagor

Exempel på protokoll i Word-format:

Mycket formellt protokoll

Mindre formellt protokoll

Mycket mindre formellt protokoll