Kallelse

Kallelse skall skickas ut i så god tid som stadgarna föreskriver och i skriftlig form (även e-post går bra). Den skall alltid innehålla en föredragningslista och de handlingar som behövs för att ledamöterna ska kunna sätta sig in i de aktuella frågorna. Om detta saknas får kanske en mindre grupp en klar favör av att vara de enda som fått möjlighet att förbereda ärendena.

Att bara kalla till möte via annons i dagspressen är lite torftigt. Det som bor utanför tidningens spridningsområde kan ej se annonsen och de som inte läser så noga missar också budskapet. Dessutom får aktiva mötesdeltagare inga handlingar i förväg och de passiva (och långt bort boende) får ingen information alls om föreningens verksamhet. För många »stödjande medlemmar» är det kanske den enda kontakt de har med styrelsen. Ett bra sätt att tappa medlemmar!

Kallelsen bör, som alla andra dokument, innehålla dokumentnamnet KALLELSE och datum för avsändande. Vidare vilka som kallas (även adjungerade ledamöter) och tid och plats för sammanträdet. Och alltså det nästan viktigaste: föredragningslista.

Exempel på kallelse (kombinerad med föredragningslista) i Word-format.